El miedo a perder pacientes, citas o facturas es lo que hace que muchas clínicas sigan con un programa que no les gusta. Cambiar es más sencillo de lo que parece si se hace en orden. Esta es la forma de hacerlo sin perder nada, y lo que hacemos nosotros cuando una clínica se pasa a Fex Fisio.
Los pasos, en orden
- Exporta tus datos del programa actual. Pacientes y citas, como mínimo, en CSV o Excel. La mayoría de programas lo permiten desde ajustes o configuración; si no lo ves, pídeselo a su soporte. Como responsable de los datos de tus pacientes, el proveedor está obligado a devolvértelos al terminar el servicio (artículo 28 del RGPD).
- Descarga también tus facturas. En PDF y, si se puede, en Excel. Tienes que conservarlas al menos 4 años por Hacienda (6 por la normativa mercantil), y es mejor tenerlas tú que depender de seguir teniendo acceso al programa antiguo.
- Guarda las historias clínicas y los consentimientos. La Ley 41/2002 obliga a conservar la historia clínica al menos cinco años desde el alta de cada proceso, y algunas comunidades piden más. Expórtalas en PDF si el programa lo permite.
- Prueba la importación antes de cambiar. Un buen importador te enseña qué se va a crear antes de guardar nada, empareja las columnas y no duplica pacientes si repites.
- Elige el día del cambio. Mejor a principio de mes o de trimestre, para que la gestoría tenga cada periodo en un solo programa. Las facturas nuevas empiezan su propia serie en el programa nuevo.
- Forma al equipo y arranca. Recepción y fisios tienen que saber hacer lo básico el primer día: dar cita, registrar la sesión, cobrar y facturar.
Desde qué programas se puede importar
El importador de Fex Fisio trae pacientes y citas desde los programas más usados en fisioterapia, con instrucciones para sacar los datos de cada uno:
- Clinic Cloud
- Fisify
- eKlinic
- Gesden
- Doctoralia y Docplanner
- Cualquier Excel o CSV, si llevas los pacientes en una hoja de cálculo
Admite archivos .csv y .xlsx, empareja las columnas solo (con un ejemplo para que lo compruebes), convierte bien las fechas de Excel, respeta los consentimientos ya firmados y, al terminar, te da un informe con lo creado, lo omitido y los errores con su motivo. Si lo repites, reconoce lo ya importado y no pisa tus datos.
Lo hacemos nosotros
Cuando una clínica contrata Fex Fisio, la importación de datos está incluida en el precio, igual que la instalación, la configuración y la formación. Tú nos pasas la exportación de tu programa actual y te lo dejamos todo montado: servicios, precios, bonos, horarios, centros, consentimientos, usuarios y reserva online. El primer día ya trabajas con tus pacientes de siempre.
Errores que conviene evitar
- Dar de baja el programa antiguo antes de exportar. Primero sacas todo, compruebas que está bien y luego cancelas.
- Cambiar a mitad de trimestre sin avisar a la gestoría. Les complicas el cierre.
- Volver a teclear pacientes a mano. Es lento y se cuelan errores en teléfonos y DNI.
- Olvidar los bonos a medias. Apunta las sesiones que le quedan a cada paciente para cargarlas en el programa nuevo.
Preguntas frecuentes
¿Pierdo mis pacientes si cambio de programa de fisioterapia?
No, si exportas antes los datos. Fex Fisio importa pacientes y citas desde Clinic Cloud, Fisify, eKlinic, Gesden, Doctoralia, Docplanner o Excel, y la importación está incluida en el precio.
¿Cuánto tarda el cambio?
Depende del volumen de datos, pero lo normal es dejarlo todo montado en pocos días: importación, configuración y formación. El día que arrancas ya tienes tus pacientes y tus citas.
¿Qué pasa con las facturas del programa anterior?
Se quedan como están: descárgalas en PDF y Excel antes de dar de baja el programa antiguo y guárdalas al menos 4 años. Las facturas nuevas empiezan su propia serie en Fex Fisio, con VERI*FACTU.
¿Mi proveedor actual me tiene que dar mis datos?
Sí. Los datos de tus pacientes son responsabilidad de tu clínica y el proveedor, como encargado del tratamiento, tiene que devolvértelos al terminar el servicio según el artículo 28 del RGPD.
¿Lo vemos en tu clínica?
Te enseñamos la demo completa con datos de ejemplo y estudiamos contigo cómo pasar tu clínica sin perder ni un paciente. Desde 12 cuotas de 132,50 € sin intereses, o 1.590 € de pago único (+ IVA).